退職が決まったら引継ぎはどう進める？最終出社日までの手順と引継ぎ先

社員から退職の申し出を受けたら、最初に最終出社日を確かめ、そこから逆算して引継ぎの予定を立てます。退職日までの日数には有給休暇の取得が含まれることが多く、引継ぎに使える勤務日は思ったより少なくなりがちです。この記事では、退職の申し出から最終出社日までの期間に関わる民法と労働基準法の定めを確認したうえで、業務一覧のつくり方、引継ぎ先の決め方、手順書と動画の残し方、取引先とアカウントの切り替え、後任が決まっていないときの選択肢を順に解説します。休職や産休で担当者が長く不在になる場合にも、同じ手順を使えます。

退職の申し出から最終出社日までの期間を確かめる

引継ぎの計画は、使える日数がわからないと立てられません。ここでは、期間に関わる法律の定めを、条文と厚生労働省の案内に書かれている範囲で紹介します。個別の事情によって扱いが変わることがあるため、判断に迷う場合は社会保険労務士や弁護士、労働基準監督署に確認してください。

期間の定めのない雇用は申入れから2週間で終了する

民法第627条第1項は、「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。」と定めています。同条の第2項と第3項は、使用者から解約を申し入れる場合の定めです。

大阪労働局のよくある質問は、この規定を示して、会社の同意がなければ退職できないというものではないと説明しています。あわせて、就業規則に退職の規定がある場合は原則として就業規則の規定が適用されること、極端に長い申入れ期間は無効とされる場合もあることを案内しています。就業規則と民法の関係については見解が分かれる点もあり、茨城労働局は「新しい人が見つかるまで、いつまでも退職を許可しないということはできません」と説明しています。期間の定めがある契約（有期契約）の場合は扱いが異なるため、個別に確認が必要です。

後任が見つかるまで退職日を延ばしてもらう前提で計画を立てると、予定どおりに進まなかったときに引継ぎの時間が足りなくなります。申し出を受けた時点の退職日を前提に計画を立てるのが現実的です。

有給休暇の取得と時季変更権の関係

労働基準法第39条第5項は、有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならないとし、ただし書きで「請求された時季に有給休暇を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合においては、他の時季にこれを与えることができる。」と定めています。この「他の時季に与える」権利は、時季変更権と呼ばれます。

厚生労働省の「確かめよう労働条件」は、退職日をもって年次有給休暇の権利が消滅するため、退職間近に残りの年休をすべて使って退職したいと申請された場合、使用者は時季変更権を行使できず、取得を認めるほかないと説明しています。業務の引継ぎのために退職日を遅らせるよう打診することはあっても、応じるかどうかは労働者に委ねられているとしています。

引継ぎに使える勤務日を数える

退職日と、有給休暇を取り始める日を本人に確かめ、最終出社日を決めます。引継ぎに使えるのは、申し出の日から最終出社日までの勤務日です。この日数から、退職者自身の通常業務や、取引先へのあいさつに使う時間を差し引いた残りが、実際に引継ぎへ回せる時間になります。日数が限られることを前提に、次の手順では優先順位をつけて進めます。

退職時の引継ぎを最終出社日までに進める手順

最終出社日が決まったら、業務一覧づくりから後任の試行までを順に進めます。下の図は、その流れをまとめたものです。

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退職の申し出から最終出社日までに進める引継ぎの6つの手順。1は日程の確認で、退職日と有給休暇の予定から最終出社日を決める。2は業務一覧の作成で、頻度・時期・使うツール・関係者を書き出す。3は引継ぎ先の決定で、業務ごとに受け手を決める。4は手順の記録で、手順書・画面操作の動画・よくある問い合わせを残す。5は取引先・権限の切替で、連絡先、アカウント、権限を移す。6は最終出社日までの確認で、後任が実際に処理し、退職者が確かめる。最後に、退職者がいなくても確かめられる資料を残す。

業務一覧をつくる

引継ぎの最初の作業は、退職者が担当している業務を一覧にすることです。毎日の作業だけを書き出すと、月末の締めや年に一度の更新手続きのような、時期が来るまで表に出ない業務が抜けやすくなります。一覧には、次の項目を書き出しておくと、引継ぎ先と優先順位を決めるときに使えます。

• 業務の名前と、どんな成果物を誰に渡すか
• 頻度と時期（毎日、毎週、月末、年1回など）
• 使うツールとファイルの保存場所
• 社内外の関係者と連絡先
• 判断が必要な場面と、その判断の基準

退職者本人に書いてもらうだけでなく、メールの送受信、カレンダー、共有フォルダの更新履歴を一緒に見ると、本人が意識していない業務も見つかります。

業務ごとに引継ぎ先を決める

一覧ができたら、業務ごとに引継ぎ先を決めます。業務をまとめて1人に渡すより、内容に合わせて分けた方が、受ける人の負担を見積もりやすくなります。後任が決まっていない業務は「未定」と書いて放置せず、後任が来るまで誰が受けるかを決めておきます。その選択肢は、次の章で比べます。

手順書・動画・よくある問い合わせに残す

手順は、受け手が退職者に質問できなくなった後でも確かめられる形で残します。手順書には、作業の順番だけでなく、例外が起きたときの対応と、判断の基準も書きます。画面の操作が多い業務は、退職者が実際に操作する様子を録画し、業務ごとに短く区切っておくと、文章よりも早く確かめられます。

あわせて、社内外からよく受ける問い合わせと、その答え方を残します。取引先ごとの約束ごとや、過去に起きたトラブルの経緯も、本人しか知らないことが多い情報です。引継ぎの資料として何を渡すかは、Q&A「AI×BPO運用のナレッジ移転は、何を渡すべきですか？」でも整理しています。

取引先・権限・アカウントを切り替える

取引先には、新しい担当者と切り替えの日を、退職者と新しい担当者がそろって伝えるのが確実です。システムやクラウドサービスのアカウントは、退職者個人の名義で登録されているものがないかを確かめます。個人の名義で契約していると、退職後にログインできず、データを取り出せなくなることがあります。

退職者が持っていた権限は、最終出社日の前に後任へ移し、退職後は停止します。共有のパスワードを使っていた場合は、退職後に変更します。会社が貸与したパソコンや入館証、書類の返却も、この段階で確認しておきます。

最終出社日までに後任が実際に処理する

手順書を渡しただけでは、書かれていない前提に気づけません。最終出社日の前に、後任が手順書を見ながら実際に業務を処理し、退職者が横で確かめる期間をとります。後任が迷った箇所は、その場で手順書に書き足します。教え方の設計は、Q&A「教育と引き継ぎはどう設計しますか？」も参考にしてください。

引継ぎ先がまだいないときの選択肢

退職の申し出から最終出社日までの期間に、後任の採用が間に合わないことはよくあります。後任が決まるまでの引継ぎ先には、主に3つの選択肢があります。業務ごとに組み合わせることもできます。

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後任が決まっていないときの引継ぎ先の選択肢を比べた表。社内で兼務する方法は、社内の事情を知る人がすぐに受けられるが、受ける人の業務が増え、後任が来たときに引継ぎがもう一度起きる。派遣や採用で人を補う方法は、業務を担う人数を確保できるが、着任までに時間がかかり、社内の誰かが仕事を教える必要がある。外部に引継ぎを任せる方法は、退職者から外部の担当が直接引継ぎを受け、後任が決まるまで業務を回すが、任せられる業務の範囲と、権限や情報の扱いを決める必要がある。

社内で兼務する

同じ部署の同僚や上長が、自分の業務と兼ねて受ける方法です。社内の事情を知っているため、すぐに受けられます。一方で、受ける人の業務が増え、その状態がいつまで続くかわからないと負担が大きくなります。後任が決まったときには、仮の担当者から後任へ、引継ぎがもう一度起きます。2回目の引継ぎでは情報が抜けやすいため、仮の担当者も手順書を更新しながら業務を回すことが大切です。

派遣や採用で人を補う

派遣社員を受け入れたり、後任を採用したりして、業務を担う人数を確保する方法です。人数の不足は解消できますが、着任までに時間がかかり、最終出社日に間に合わないことがあります。また、着任した人に社内の誰かが仕事を教える必要があります。退職者がいるうちに着任できない場合は、手順書と動画の出来が、教えやすさを左右します。

外部に引継ぎを任せる

業務の引継ぎと、後任が決まるまでの業務の代行を、外部の事業者に委託する方法です。退職者から外部の担当者が直接引継ぎを受けるため、社内で仮の担当を立てずに済みます。委託する場合は、任せる業務の範囲を決め、契約や価格の判断、支払いの承認のように社内に残す業務を分けておきます。システムの権限をどこまで渡すか、情報をどう扱うかも、契約の前に確認します。BPO委託と社内での運用の使い分けは、Q&A「BPO委託と内製オペレーション、どう使い分けますか？」で解説しています。人が判断する範囲の分け方は、AIエージェントに任せる仕事、人が確認する仕事の分け方も参考になります。

休職・産休で担当者が不在になるときの引継ぎ

休職や産休で担当者が長く不在になる場合も、業務一覧、引継ぎ先の決定、手順の記録、権限の切り替えという手順は変わりません。違うのは、本人が復帰する前提で計画する点です。不在の間に変わった手順や取引先との約束ごとを記録しておき、復帰するときに本人へ引き継ぎ直す日程も、最初の計画に入れておきます。

不在の間に兼務した人が、復帰した本人へ説明できるように、手順書の更新履歴を残しておくと、戻すときの引継ぎも短く済みます。

社内で引継ぎを進めるか、外部に任せるか

退職の引継ぎは、最終出社日という動かしにくい期限の中で進めます。社内に受け手がいて、引継ぎの時間も確保できる場合は、この記事の手順で業務一覧と手順書をつくり、社内で引き継げます。受け手がいない場合や、仮の担当者に負担が集中しそうな場合は、外部に任せる方法も検討できます。

inovieが提供する引継ぎ代行プラスは、社員が辞める・休むときに、会社に代わって業務の引継ぎを受け、後任が決まるまでリモートで業務を回すサービスです。退職する方とのオンラインの引継ぎと資料の読み込みから、マニュアル、画面操作の動画マニュアル、マニュアルと動画をもとに質問に答える引継ぎAIをつくります。後任が決まった後は、後任の方への引継ぎも行います。契約や価格の判断、支払いの実行、資格が必要な業務などは会社に残し、営業事務や受発注、総務などの定型の業務を中心に担当します。サービスの全体はinovieのサービス一覧でもご覧いただけます。

退職の申し出を受けて引継ぎ先に迷っている場合は、お問い合わせからご相談ください。

出典確認日：2026-10-06