業務の棚卸しとは？書き出す項目とフォーマット、進め方と結果の使い方

業務の棚卸しとは、部署や担当者が行っている業務をすべて書き出し、業務ごとの目的、頻度、所要時間、担当、判断の有無などを一覧にして、今の仕事の全体を把握する作業です。退職や異動に伴う引継ぎ、AIの導入、外部への委託のように、業務の担い手ややり方を変える前に行うと、抜けや思い込みを減らせます。この記事では、業務の棚卸しが必要になる場面、業務ごとに書き出す9つの項目とコピーして使えるフォーマット、ヒアリングやメール・カレンダーからの洗い出しとAIを使った進め方、棚卸しの結果から廃止・統合・標準化・自動化・委託を決める方法を解説します。

業務の棚卸しとは：業務を一覧にして現状を把握する作業

棚卸しは、もともと在庫の数量を数えて確かめる作業を指すことばです。業務の棚卸しは、それを業務に当てはめた言い方で、法律や規格で決まった定義はありません。この記事では、ある範囲（部署、担当者、業務の種類）で行っている業務を漏れなく書き出し、1つの業務を1行にして、業務の中身と手間を同じ項目で比べられるようにすることを、業務の棚卸しと呼びます。

中小企業庁の「2026年版 中小企業白書」は、設備投資の前に行う「業務プロセス見直し」を、「業務を効率化するために、現在の業務の状況を明らかにし、業務の改善策を検討・実行する一連の取組」と説明しています。その具体的な内容を尋ねた調査の選択肢には、業務フローの可視化・見直し、業務作業時間の把握、不要・重複・属人化業務の洗い出しなどが並んでいます。業務の棚卸しは、このうち「現在の業務の状況を明らかに」する部分にあたります。同じ白書では、多能工化・兼務化に取り組むうえで有効だった取組を尋ねた調査の選択肢にも、「業務の棚卸し・可視化」が入っています。

業務の可視化・標準化、引き継ぎ書との違い

似たことばとの関係は、次のとおりです。

• 業務の可視化：業務の流れや作業の量を、図や表で見えるようにすること。業務の流れを図にするときは、棚卸しの一覧をもとに作ります。
• 業務の標準化：誰が担当しても同じ手順と基準で進められるように、やり方をそろえること。棚卸しで見つかった、人によってやり方が違う業務が対象になります。
• 引き継ぎ書：担当を替えるときに、後任が業務を回すための資料。棚卸しの一覧は、引き継ぎ書の業務一覧として使えます。

棚卸しは、何をどう変えるかを決める前の調査です。一覧を作っただけでは業務は減らず、結果をもとに次の打ち手を決めて、はじめて業務の量ややり方が変わります。1つの作業の手順を書く方法は手順書の作り方とテンプレート、業務マニュアルとの違いと更新の方法、後任に渡す資料の作り方は引き継ぎ書はどう作る？書く項目とテンプレート、後任による確認の方法で解説しています。

業務の棚卸しが必要になる4つの場面

棚卸しはいつ行ってもかまいませんが、次の4つの場面では、棚卸しをしないまま進めると後から抜けが見つかりやすくなります。

退職・異動・休職の前

担当者が替わるときは、その人が持っている業務を一覧にするところから引継ぎが始まります。毎日の作業は本人も周りも把握していても、月末の締めや年に一度の更新手続きは、時期が来るまで思い出されないことがあります。最終出社日が決まってから一覧を作ると、引継ぎの期間の多くが洗い出しに使われます。担当者がいるうちに棚卸しをしておけば、引継ぎの期間を後任への説明と試行に使えます。退職が決まった後の進め方は、退職が決まったら引継ぎはどう進める？最終出社日までの手順と引継ぎ先で解説しています。

AIや業務ツールを導入する前

AIで置き換える業務を選ぶには、どの業務に毎月どれだけ時間がかかり、どこに人の判断が入っているかを知る必要があります。棚卸しをせずに導入すると、目立つ業務や担当者が困っている業務から手を付けることになり、時間のかかる業務が手つかずのまま残ったり、人が判断すべき部分までAIに任せたりすることがあります。試したあとで本番運用に進めるときも、棚卸しの一覧が、対象の業務と確認の手順を決める材料になります。試行から本番運用に移すときの確認項目は、AIのPoCを本番運用に移すには？止まる理由と移行前の確認項目にまとめています。

外部に委託する前

委託先に業務を渡すときは、渡す業務の範囲、量、頻度、使うシステム、社内に残す判断を、委託先と同じ一覧で確かめます。この情報がないと、見積もりの前提がずれたり、委託を始めてから「この作業も含まれていると思っていた」という食い違いが起きたりします。委託先がAIと人で業務を分担する形は、AI×BPOとは？従来のBPOとの違いと向く業務、委託前の確認項目で解説しています。

業務が特定の人に偏っているとき

残業が特定の人に集中している、その人が休むと業務が止まる、といった状態は、業務の量と担い手を一覧にすると原因が見えてきます。担当者にしかできない業務が多い場合は、属人化の解消とあわせて進めます。属人化している業務の見つけ方は、属人化とは？起きる原因とリスク、業務の属人化を解消する手順で整理しています。

業務の棚卸しで書き出す9つの項目

1つの業務につき、業務名、目的、頻度・時期、所要時間、担当、使うツール・データ、判断の有無、例外、関係者の9つを書き出します。目安は、その業務をやめるか、人や道具に任せるかを、一覧だけで判断できることです。下の表は、9つの項目を5つにまとめ、書く内容と記入例を並べたものです。

図の要点をテキストで読む

業務の棚卸しで、1つの業務ごとに書き出す9つの項目を、項目、書く内容、記入例で示した表。業務名と目的には成果物がわかる業務の名前と、何のために誰に渡すかを書く。頻度・時期と所要時間には、毎日や月末などの頻度と1回の時間を書き、月あたりの時間に換算する。担当と関係者には主担当と代わりにできる人、受け渡しの相手を書く。使うツール・データには、システムやファイルと保存場所を書く。判断の有無と例外には、人が判断する場面と、いつもと違うときの対応を書く。記入例は受注入力を想定した架空の例。

業務名と目的：成果物がわかる単位で分ける

業務名は「事務処理」「経理」のように大きくまとめず、「受注入力」「請求書の発行」のように、1つの成果物ができる単位で分けます。大きくまとめすぎると時間や判断の有無を書き分けられず、細かく分けすぎると一覧が長くなって全体が見えなくなります。迷ったときは、手順書を1本作るならこの範囲、という大きさにそろえます。目的には、その業務で何を作り、誰に渡すかを書きます。目的を書けない業務は、後で廃止を検討する候補になります。

頻度・時期と所要時間：月あたりの時間に換算する

頻度は毎日、毎週、月末、四半期ごと、年1回のように書き、月末や年1回の業務は何日ごろに発生するかも書きます。所要時間は1回あたりの時間を書き、頻度をかけて月あたりの時間に換算します。年1回の業務も12で割って月の時間にすると、毎日の業務と同じ物差しで比べられます。正確な時間がわからないときは、15分単位の目安でかまいません。

担当：主担当と、代わりにできる人

主担当の名前と、主担当が休んだときに代わりに処理できる人を書きます。代わりがいない業務は、引継ぎや標準化を急ぐ候補です。

使うツール・データ：システム名と保存場所

使うシステム、表計算ファイル、紙の帳票と、その保存場所を書きます。個人のパソコンや個人名義のアカウントにしかないデータは、ここで見つかります。AIや自動化を検討するときは、元のデータが紙なのか、PDFなのか、システムから出力できるのかで、置き換えにかかる手間が変わります。

判断の有無と例外：人が決めている場面を書く

その業務のなかで、人が判断している場面があるかを書きます。「あり」の場合は、何を見て、どの基準で決めているかを1行で書き添えます。例外の欄には、いつもと違うときの対応と、確認する相手を書きます。この2つの欄は、後で自動化や委託をするかを決めるときに最もよく見る欄です。担当者本人が当たり前だと思っている判断ほど書き漏れやすいため、聞き取りで具体的な場面を挙げてもらいます。

関係者：受け渡しの相手と連絡方法

業務の材料を受け取る相手と、成果物を渡す相手を、社内と社外に分けて書きます。業務をやめたり、やり方を変えたりするときは、ここに書いた相手に影響を確かめます。

コピーして使える業務の棚卸しフォーマット

9つの項目に、通し番号、月の時間、手順書の有無、次の打ち手の欄を足したフォーマットです。表計算ソフトの1行目に「項目」の列の語を横に並べ、業務を1行ずつ書いていきます。記入例は、受発注を担当する営業事務を想定した架空の例です。

書くときは、次の3点を守ると、あとで使いやすい一覧になります。

• わからない欄は空けたままにせず「要確認」と書き、あとでまとめて聞き取る
• 業務名は、手順書や引き継ぎ書のページ名とそろえる
• 一覧の最後に、作成日と、誰に聞き取ったかを書いておく

業務の棚卸しの進め方

棚卸しは、担当者に一覧を書いてもらうだけでは抜けが出ます。本人の記憶、実際の作業の記録、メールやカレンダーなどの履歴を組み合わせて書き出し、最後に関係者で確かめます。

範囲と期限を決める

最初に、どの部署、どの担当者の業務を、いつまでに棚卸しするかを決めます。部署全体を一度に行うと時間がかかるため、退職予定の人や業務が集中している人の分から始めるなど、目的に合わせて範囲を絞ります。フォーマットの項目もこの段階で決め、全員が同じ表に書くようにします。

担当者へのヒアリング

担当者に、毎日、毎週、毎月、毎年の順に、何をしているかを聞きます。「月末にやること」「年に一度だけやること」と時期を区切って聞くと、思い出しやすくなります。判断の欄は「迷うことはありますか」と聞くより、「この作業で上司に確認するのはどんなときですか」「前回、いつもと違う対応をしたのはどんなときですか」と場面を聞いたほうが、具体的な答えが返ってきます。聞いた内容は、その場でフォーマットに書き込みます。

作業ログをつけてもらう

ヒアリングで出た所要時間は、本人の感覚による目安です。1〜2週間ほど、担当者に業務名と開始・終了の時刻を記録してもらうと、実際の所要時間と、割り込みで発生している作業が見えます。記録の手間が大きいと続かないため、表計算ファイルに業務名と時間だけを書く程度にします。月末や年1回の業務は記録の期間に入らないことが多いので、次の履歴からの洗い出しで補います。

メール・カレンダー・共有フォルダから洗い出す

本人が意識していない業務も、履歴には残っています。過去1年分のカレンダーの予定、定期的に送受信しているメール、共有フォルダの更新履歴、チャットのやり取りを見ると、年に一度の更新手続きや、取引先から定期的に届く依頼が見つかります。ヒアリングの一覧にない業務が見つかったら、担当者に確かめて一覧に足します。

AIで一覧の下書きを作り、人が確かめる

聞き取りの記録や、メールの件名とカレンダーの予定の一覧を生成AIに渡すと、フォーマットの項目に沿った業務一覧の下書きを作れます。たとえば「次のメールの件名と日付から、定期的に発生している業務を抜き出し、業務名、頻度、関係者の列で表にしてください。わからない欄は『要確認』としてください」と指示します。わからない欄の書き方まで指定しておくと、AIが推測で欄を埋めるのを減らせます。

AIが作るのは、あくまで下書きです。所要時間や判断の基準は、記録や本人の説明がなければAIにはわかりません。推測で埋められた欄がないかを担当者が確かめ、誤りを直してから一覧を確定します。また、メールやチャットには取引先の個人情報や社外秘の情報が含まれます。AIに渡す前に、社内で利用を認められたサービスか、入力したデータがどう扱われるかを確かめ、必要に応じて氏名や金額を伏せてから渡します。

関係者で一覧を確かめる

下書きができたら、担当者、上長、業務の受け渡しの相手で一覧を見て、抜けている業務と、時間や判断の欄の誤りを直します。担当者の申告だけでは、ほかの人が手伝っている作業や、上長が代わりに判断している場面が抜けやすいためです。

業務の棚卸しの結果から次の打ち手を決める

一覧ができたら、業務ごとに次の打ち手を決めます。打ち手は、廃止、統合、標準化、自動化、委託の5つと、今のまま続ける現状維持に分けると判断しやすくなります。棚卸しのどの結果がどの打ち手につながるかを、表にまとめました。

図の要点をテキストで読む

業務の棚卸しの結果と、次の打ち手の対応を示した表。目的が説明できない業務や成果物が使われていない業務は廃止を、同じ入力や集計を複数の人が行っている業務は統合を検討する。人によってやり方が違う業務や判断が経験頼みの業務は、手順書と判断表で標準化する。手順が決まっていて月の時間が多い業務は自動化の候補で、手順を確かめてから入力や転記を置き換える。定型で量があるが社内に担い手がいない業務は委託の候補で、渡す範囲と社内に残す判断を先に決める。

廃止と統合を先に検討する

最初に、やめられる業務と、まとめられる業務を探します。目的を書けなかった業務や、成果物を誰も使っていない業務は、廃止の候補です。成果物の渡し先に使っているかを確かめ、期間を決めて止めてみて、支障が出ないかを見ます。同じデータを複数の人が別々の表に入力している業務や、似た集計を部署ごとに作っている業務は、統合の候補です。廃止や統合を後回しにして先に自動化すると、本来やめられる業務を続けるための仕組みを作ることになります。

やり方がそろっていない業務は標準化から始める

人によってやり方が違う業務や、判断が担当者の経験に頼っている業務は、まず手順と判断の基準を文書にして、やり方をそろえます。手順書と判断表ができれば、後任への引継ぎも、その後の自動化や委託も進めやすくなります。

自動化と委託は、月の時間と判断の欄を見て決める

手順が決まっていて、月の時間が多い業務は、自動化の候補です。入力、転記、集計、定例のレポートは、今使っているツールの自動化機能に置き換えたり、書類の読み取りと入力の下書きをAIに任せたりできる場合があります。自動化するのは手順書で流れを確かめた部分だけにし、判断の欄が「あり」の場面には、人が確かめる工程を残します。

定型で量はあるものの、社内に担い手がいない業務は、委託の候補です。委託するときは、棚卸しの一覧をそのまま委託先との範囲の確認に使います。価格や契約の判断、支払いの承認のように、会社として責任を負う判断は社内に残します。委託と社内での対応の使い分けは、Q&A「BPO委託と内製オペレーション、どう使い分けますか？」でも整理しています。

手を付ける順番を決める

すべての業務に一度に手を付ける必要はありません。月の時間が多い業務、代わりの担当がいない業務、退職や契約の期限が近い業務から順に、打ち手を決めて実行します。「次の打ち手」の欄に担当と期限も書いておくと、一覧を作ったまま何も変わらない、という状態を避けられます。

棚卸しの一覧を更新し、引継ぎや委託に使う

棚卸しの一覧は、作った時点から古くなり始めます。担当の交代、取引先の変更、ツールの入れ替えがあったときに一覧を直すことを決め、半年や1年などの間隔で、一覧のとおりに業務が回っているかを確かめます。更新した日と更新した人を一覧に書いておくと、どの部分が古いかを判断できます。一覧が最新であれば、急な退職や休職のときも、引継ぎを業務の洗い出しから始めずに済みます。

社内で棚卸しや引継ぎを進める時間や担い手がない場合は、外部に任せる方法もあります。inovieが運営する引継ぎ代行プラスは、社員が辞める・休むときに、会社に代わって業務の引継ぎを受け、後任の方が決まるまでリモートで業務を回すサービスです。無料の相談・簡易診断では、業務をざっくり一覧にして、任せられる仕事と料金の目安を伝えています。公式サイトでは、退職が決まったら最初の2週間でやることのチェックリスト（PDF）と、業務の棚卸しシート（Excel）を、サービス資料とあわせて無料で配布しています。棚卸しシートは、業務一覧、期限カレンダー、判断表、連絡先、アカウントの5つのシートで構成されています。inovieのサービスの一覧は、inovieのサービスでもご覧いただけます。

AIの導入や外部への委託に向けた業務の棚卸し、退職・休職に備えた引継ぎについてのご相談は、お問い合わせから受け付けています。

出典確認日：2026-10-06